Assistant(e) Services Généraux

Humain par Nature, Unique par Essence !

Humanessence, Société Internationale, est experte sur les métiers de l'Assistanat.

Notre Différence repose sur l'EXPERTISE pointue des différents métiers pour lesquels nous recrutons, une grande réactivité et un profond respect de tous nos interlocuteurs !

Membre de l'Association à Compétence Egale, nous étudions toutes les candidatures.

Notre client, souhaite recruter un(e) Assistant(e) Services Généraux dans le cadre d'une mission d'intérim de 3 mois (32-34 k€).

Et si votre Carrière s'inscrivait dans une nouvelle dimension ?

Afin que votre candidature arrive directement à la Chargée de recrutement dédiée sur ce poste, nous vous invitons à candidater directement sur notre site via le lien : http://humanessence.force.com?reference=HUMAN8571B

Rattaché(e) à la Responsable des Services Généraux, vos missions seront les suivantes :

• Assistance administrative aux Services Généraux :

o Gérer la réservation et le suivi des déplacements professionnels avec l’appui d'un(e) collègue

o Gérer le courrier et les colis entrants et sortants avec l’appui d'un(e) collègue

o Tenir et mettre à jour les tableaux de bord du service, rédiger des procédures simples

o Gérer les commandes de cartes de visite

o Assister à la gestion des factures prestataires et fournisseurs sur SAP

o Gérer le classement et l’archivage du service

• Assistance à la gestion du parc automobile :

o Tenir et mettre à jour l’outil de gestion de flotte

o Gérer les amendes

o Déclarer et suivre les sinistres

o Assurer la logistique et la communication des mouvements de flotte (livraisons, restitutions, réattributions, convoyages)

o Tenir la base documentaire (cartes grises, assurances, infos permis, chartes conducteurs, contrats et avenants)

o Assurer le relai avec les collaborateurs sur le terrain (téléphone, mail et courrier)

• Assistance à la gestion des infrastructures :

o Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels

o S’assurer de l’approvisionnement des stocks (fournitures bureau et courrier, convivialité, hygiène, etc.)

o Veiller au maintien de l’ordre (rangement des salles de réunion, évacuation des encombrants, etc.) et au respect des consignes (sensibilisation des collaborateurs)

o Gérer le contrôle d’accès (badges)

o Prévoir et assurer le suivi des interventions des prestataires extérieurs (manutention, maintenance, travaux, hygiène, sécurité, etc.)

o Gérer le calendrier des réservations des espaces de réunion et coordonner les actions de mise en place du mobilier en fonction des besoins

o Apporter un soutien logistique à la préparation et au suivi des déménagements internes ou changements de mobilier

Vous êtes reconnu pour votre aisance relationnelle et votre sens du service.

Vous êtes pragmatique, sachant faire preuve de réactivité et d’adaptabilité, capable d’anticiper les situations et être force de proposition afin d’apporter des solutions concrètes.

Vous êtes ponctuel, disponible, organisé et avez une bonne gestion des priorités.

Vous êtes à l’aise avec le pack office et disposez du permis B.

Votre niveau d’anglais est opérationnel (espagnol ou italien un plus).

Vous justifiez d'une première expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire (gestion des bâtiments, flotte automobile, réservation de déplacements).

La connaissance de SAP est un plus.

Cette description vous correspond ?

N'hésitez plus, contactez Humanessence dès que possible en envoyant votre candidature sur notre site : http://humanessence.force.com?reference=HUMAN8571B